文 飞猪（flypig）
定义电子邮件的「好」是很难的。
若你写了一封「加薪申请」给老板，哪怕对方只答复俩字「OK」，那也算是好得令人动容。但假如邮件来自令你头疼的寻求者，哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭集序》，可能也逃不过「Report as spam」的厄运。
所以，本文只商量：在员工都具备根本的职业素养，同事之间无冤无仇也没有人来年夜阿姨的情况下，若何写出让对方看过之后认为专业并乐于回应的邮件。
别的，这只是一篇 blog 上的帖子，弗成能面面俱到，只拣些外相说说。不然应当开个两小时的培训才能说透。
发出去的邮件，泼出去的水
绝年夜多半「邮件车祸现场」来自一时冲动。
在答复任何邮件之前，请想想下面这个问题：在法庭上，我的这封邮件会成为对我晦气的证据吗？假如你认为本身一辈子不会上法庭，那么就换一个问题：在微博上，我的这封邮件会让别人认为我是一个坏人吗？
在数字时代，邮件就是所谓的「白底黑字」。随便一张截图，你的邮件就成了长微博。很多「坏事儿」的邮件，固然来自一时脑热，却成了全世界的把柄，跟随一辈子。
就算你有天年夜的不满，哪怕去跟人在会议室里年夜吵一架，也不要随随便便发出一封肝火冲冲的邮件。
不要信赖有些企业邮箱供给的「撤回」功能。很多人自认为已经撤回的邮件，在三秒钟之前其实已经被推送到了那些黑莓用户的手机里。
假如你应用 Gmail，建议开启一个名叫「Undo」的功能。它和锤子手机一样，会延迟五秒钟发出你的邮件。这是天底下除了破解对方邮箱进去删邮件之外，独一有效的「撤回」办法。
写新邮件的最佳顺序
写新邮件的最佳顺序应当是：附件、正文、标题、收件人。
起首，就像它的名字所暗示的那样，附件是最轻易忘记的器械。所以先把它贴进邮件吧。Gmail 有个「附件提示」的功能，也须要你本身去开启。假如你在邮件里提到了各类说话的「附件」而又忘记了贴上，它都邑在你按下「发送」之后弹出一个提示。
其次，标题放在正文之后，是因为年夜多半邮件客户端会提示你「没有标题是否发送」；而收件人放在最后，是因为没有收件人，这封邮件肯定发不出去，这就给了你足够的时光往返味这封邮件的疏漏。
并且，跟着正文的进行，反垃圾邮件系统是设置在企业邮件系统服务器之前的阻挡垃圾邮件进入邮件系统对了的一套装置或者设备，你有很年夜可能会调剂邮件的标题和收件人。所以如许的顺序也比较好，不会等邮件发出去今后再加各类人进来。
不要把文字变成图片
在以前几年的不雅察中，我发明人事和行政部分的同事爱好把文字做成图片，再贴到邮件里发出来。
这种做法并不克不及增长任何有效的信息，却带来了很多坏处：
起首，年夜部分人的审美程度不如专业的设计人员，这就导致了很多红底黑字或红底黄字、合营密布着锯齿的「魏碑」或「隶书」字体的邮件，异常难以浏览。但发信人还往往认为如许很喜庆，营造了一种祥和的氛围。
其次，越来越多的人在手机上读邮件，这会让对方看邮件的时光成本和流量成本年夜年夜提升。我曾经收到过一封总字数不过 500 字的通知邮件，但对方做成了五张总计 2 MB 的 PNG 图片，虽说企业邮件服务器呈现出较为乐观的市场前景，可企业邮件服务器也有不少的缺点，如下做具体分析： 缺点一、垃圾邮件过多 这算是大多数需要切换邮件系统的企业的痛中之痛，令阃在开车的我苦不堪言。
还有，图片上的文字是弗成搜刮的，这意味着你的这封邮件在日后被找到的可能性年夜年夜降低。我今朝还没有发明任何邮件客户端或网页版内置了 Evernote 那样的图片文字主动辨认功能。
倒金字塔叙事
假如说我在几年前做记者的时刻学到的最重要的工作是什么，那就是若何说清楚一件工作。
倒金字塔的叙事办法是很有效的：在邮件的开首，垃圾邮件过滤就是识别出所接收到的邮件中哪些邮件是对接收方完全没有意义的邮件，并进行拦截，删除等操作，用一段话，言简意赅地概括年夜意，讲清楚「四个 W 和一个 H」——谁（Who）、什么（What）、何时（When）、为什么（Why）、怎么样（How）。假如不克不及在一开端说清楚问题，年夜多半人是没有耐烦读到最后一段并且搞清楚你的真实用意的——除非你是一个有绝对威望的 CEO。
谁——这意味着你须要在邮件开端打呼唤的时刻就要明白你的收件人是谁，最好指明独一的义务所属人（所谓的「owner」）。假如你只是一个「Hi」开首，却有若干个收件人，那么谁也不知道要响应这封邮件；而假如你一会儿和多小我打呼唤，那么这件工作就会因为所有收件人都认为事不关己而告吹。
什么——你须要描述清楚本身的需求或者请求，而不要以「中国式思维」发些含糊其词的表态，如许对于邮件沟通没有任何益处。假如你本身都不知道本身要什么或者要表达什么，就别发出这封邮件。
何时——明白这个需求的时限。「越快越好」（ASAP）在年夜多半时刻等于「没有截止日期」。
为什么——请让对方明白这件工尴尬刁难对方（收信人）而言的重要性，或者起码是对团队或公司而言的重要性，而不是对你（发信人）而言的重要性。俗话说：「谁上班没点事儿呢？」即便你是对方的直接报告请示对象，在多半情况下，可以或许写清楚为什么也比不写可以或许获得更有效的响应。
怎么样——所有做过乙方的人都知道，假如你收到一封没有具体操作指导的邮件，是异常难处理的。除非收发两边已经有异常明白的高低文，比如几分钟之前的德律风沟通，或者事出紧急已经不克不及在邮件里花费更多时光，建议给出尽可能明白的操作办法。
说清楚这些，再慢慢展开邮件、旁征博引、列举数据、推演流程吧。
用对方的说话和思维方法
每个公司，哪怕只是一个五人的创业团队，也存在分工。所谓「隔行如隔山」，你不克不及请求他人对你的工作管窥蠡测，也不克不及假定本身对其他部分的营业知根知底。
比如营销部分在和运营部分打交道的时刻，就应当把告白上那些冠冕堂皇的表达方法分化成运营部分所可以或许懂得并履行的营业指标，少提「比来的增长情况」之类模糊的概念，多用「以前 15 个月中 A 分类下 B 属性等于 C 的商品的发卖量（而非发卖金额）逐月占比」。
公关部分在和技巧部分打交道的时刻，就尽可能地应当把本身的需求变成技巧说话，少说「我要建个博客」，多说「我们须要在一台和公司主营营业没有关系的办事器上搭建一个有自力二级域名的、采取 WordPress 搭建的、有 MySQL 数据库的小网站」。
我在今朝的工作中，重要负责营销和公关，而非运营和技巧。对于年夜多半员工来说，如许的请求不低，但如许提需求会获得更高效的响应和更精确的履行。
从情面油滑上说，如许的邮件也可以或许让对方产生「这人比其他那些瞎批示的家伙强点儿」的印象。沟通起来也顺畅。
多用点，罕用面
我小我最害怕看到的邮件，就是乌泱泱几个年夜段（很多的段落之间还没有分隔，你还须要脑补空行），须要费劲巴拉地去里面刨出对方的重点，加以消化接收。
而通俗易懂的邮件，多是分好了点，一二三四五，言简意赅。并且点和点之间没有反复，逻辑清楚。
更好的邮件，是把复杂的工作分成几个年夜块，每块下面几个小点，以重要性和紧急程度排序，把弗成泄漏的重点用黄底标出，层次清楚，皆年夜欢乐。
多说事实，少说事理
这是很难做到的一点。并且这也是外国人做得比中国人做得广泛要好的一点。
这就像微博上的辩论，比如梁欢说蒲月天唱歌只有 5 分水准，五迷们就应当拿出蒲月天唱歌不跑调的证据加以辩驳，而不是说你知道阿信有多尽力吗，或者责备梁欢想红想疯了，或者问候梁欢的家人。因为这后面所有对念头或原因的猜测，即便不说没有证据站不住脚，也很轻易被当场否定急速拍逝世。
比如你在针对一个过期项目发出邮件的时刻，最好的办法是问人什么时刻能做好，其次的办法是说这个项目过期了，最差的办法是说「你们技巧部分能不克不及不要三天打鱼两天晒网这么简单的需求都做不出来」。
可能技巧部分是有来自比你的需求更重要的需求须要紧急处理？也有可能负责你的需求的工程师家里出了一些不测须要临时告假？还有可能是你的需求邮件其实因为垃圾的企业邮箱体系被搞丢了？
在邮件中施以「诛心之论」不只轻易伤了和蔼，也往往会让发件人陷入巨年夜的被动之中。
并且，话说回来，很多工作其实可以经由过程德律风或会晤沟通解决，远不至于走到在邮件里擦枪走火的地步。
不要抄送一堆人
起首，在一封邮件里，参加更多收件人的时刻，务必在邮件开端处写上「+John」之类的提示。这对于原有的收件人和新加进来的收件人都是尊敬。
其次，每一个收件人都应当是和这封邮件里所谈及的工作有关的，以免弄得收件人莫名其妙，不知道应当说些什么或是做些什么。并且收到不相干的邮件对于年夜多半人来说，都是一种困扰。
最后，很忌讳的做法，就是在邮件评论辩论陷入某种僵局的时刻，把部分或者公司里的头脑筋脑参加邮件。成熟的老板并不会因为溘然被参加一个争辩而急速做出反响，也不会冒着搪突一拨人的风险给另一拨人「做主」。
就像在黉舍里测验的时刻，师长教师站在台上，天然能清楚看到谁在搞小动作，只是不出声罢了。
举手揭穿的那个学生，也未必是班上最得宠的。
邮件的归属权
你应当明白的是，在很多国度和地区的司法定义中，公司邮箱里的邮件都是公司资产。这意味着，公司有权力看你的任何一封邮件。并且，在公司的电脑上，哪怕是用小我邮箱发出的信件，都有可能被定义为公司资产。
这意味着，不要用公司邮箱发不该发的器械——包含任何违背公司规定或本地司法的评论辩论。
标点符号
最后照样要提这个很多人认为无关痛痒然则「说者无心、听者有意」的问题。
用对标点符号、不要中英文标点混用、分清「的地得」、不写错别字、英文单词之间要空格、特别名词首字母年夜写……这都是最根本的书写请求。
而更高的商务书写请求，还包含那些能让收件人更快浏览邮件的技能，比如在英文单词前后都加上空格，比如用更短的分句，比如同一字体、字号、文字色彩等等。
不要认为你的收件人看不出这些细节。不是每小我都有梵高的水准，但年夜多半人照样能对《星空》发出赞叹的。
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